Großraumbüros oder Einzelzimmer – Wo bleibt die Entscheidungsfreiheit?

Immer mehr Unternehmen versuchen ihre Raumstruktur, parallel zur voranschreitenden Digitalisierung, effizienter zu gestalten, ohne dabei aber auf die unterschiedlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu achten.

Im Verwaltungsbereich einer Nürnberger Bank durchzieht ein langer, dunkler Gang das Gebäude, seitlich gehen die Einzelbüros ab. Hinter verschlossenen Türen ist die Anwesenheit der Mitarbeiter nicht zu erkennen. In einem anderen Raum sitzen dicht an dicht viele Mitarbeiter, die bestimmt oft mehr voneinander hören, als ihnen lieb ist. Die internen Abläufe können so nicht flexibel an die Ansprüche der Digitalisierung angepasst werden und das eher nüchterne Arbeitsumfeld wirkt einer produktiven Kommunikation entgegen. Dies war die Ausgangslage, in der der Denkprozess über eine neue Qualität von Arbeitsumfeld in diesen Zeiten der Veränderung begann.

Zwischen extremen Büroformen Lösungen für agiles Arbeiten finden?

Die Hochschule Luzern hat bei einer Befragung von rund 1200 Büroarbeitern herausgefunden, dass sich Beschäftigte in Großraumbüros öfter abgelenkt fühlen. Sie sind unzufriedener und klagen häufiger über Müdigkeit, juckende Augen oder trockene Gesichtshaut als ihre Kollegen in Einzelbüros. „Je mehr Menschen in einem Büro arbeiten, desto größer ist die Unzufriedenheit mit den allgemeinen Arbeitsbedingungen“, sagt Sibylla Amstutz, die die Studie betreut hat.

Zur Studie: https://www.news.admin.ch/NSBSubscriber/message/attachments/18922.pdf

Wer dagegen in einem Einzelbüro sitzt, muss sich aktiv bemühen, um am Büroleben überhaupt teilnehmen zu können. Die Kommunikation ist dadurch viel aufwendiger. Für Teamarbeiter eignet sich ein Einzelbüro daher nicht – es besteht die Gefahr der Informationsisolation.

Gefragt sind heute dagegen Orte zur Zusammenarbeit, wo jeder Mitarbeiter bei Bedarf die notwendige individuelle Unterstützung bekommt. Es wird in vertrauter Atmosphäre gemeinsam offen und kreativ gearbeitet.

Disruption von Geschäftsmodellen zwingt zu schneller Reaktion.

Derzeit verändert sich für viele Unternehmen die Lage dramatisch. Engagierte neue Mitarbeiter auszubilden, sie an das Unternehmen zu binden oder auf dem Arbeitsmarkt zu finden, stellt sie vor große Herausforderungen. Dabei erodieren in vielen Bereichen ganze Geschäftsmodelle, die Arbeitsorganisation muss schnell und sehr flexibel angepasst werden. Es gilt, die Mitarbeiter zu motivieren, sich auf neue Modelle der Zusammenarbeit einzulassen. Koordination von lösungsorientiertem Handeln erfordert eine insgesamt kooperative Arbeitshaltung. Nur wer die individuellen Anforderungen der Beschäftigten berücksichtigt, hat eine motivierte und leistungsfähige Belegschaft. Einen wesentlichen Einfluss auf eine erfolgreiche Umsetzung dieser Veränderungen haben sinnvolle Raumstrukturen, die den Menschen in seinen individuellen Bedürfnissen zum jeweiligen Zeitpunkt optimal unterstützen.

Freiheit als Motivationsfaktor.

Es geht für den Mitarbeiter hier im Wesentlichen um die Zufriedenheit mit der individuellen Arbeitsplatzgestaltung. Die Anpassbarkeit an die eigenen Bedürfnisse hinsichtlich Arbeitsposition, Ergonomie und Beleuchtung sind entscheidend für die eigene Arbeitsmotivation. Eine gute Raumakustik ist die Grundlage für ermüdungsarmes und fehlerreduziertes Mitarbeiten. Auch insgesamt ausreichende Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten gehören zu den Grundbedingungen guter Arbeit. Eine zu hohe Arbeitsplatzdichte, Störungen aller Art und ständige Beobachtung durch andere Mitarbeiter sind dagegen Stressfaktoren, die es unbedingt zu vermeiden gilt.

Dabei kann die Lösung aber nicht in der Einnahme der ein oder anderen Extremposition liegen, an die sich die Menschen mit ihren individuellen Neigungen anzupassen haben. Hier der nach Flächeneffizienz optimierte Großraum, dort der lange Gang mit Einzelbüros. Nur einfache und selbsterklärende Lösungen werden letztlich von den Mitarbeitern angenommen. Deshalb gilt es, die notwendigen gemischten Büroformen durch das aktive Einbeziehen der Teams zu definieren.

Wie das Büro der Zukunft aussehen könnte, wurde im Rahmen der Studie „Office 21“ erforscht. Drei Punkte sind für die Wissenschaftler darin von zentraler Bedeutung: gute Beleuchtung, leistungsfähige Klimatechnik und ein ausgeklügeltes Akustikkonzept. Auch die Bereitstellung moderner Technik zur schnellen und effizienten Kommunikation auf Basis maximaler gemeinsamer Information sind für ein produktives Ergebnis essenziell.

Zur Studie: https://office21.de/blog/office-21-forschung/neue-studie-office-analytics

„Offene Bürobereiche, die systematisch nach diesen Kriterien geplant werden, sind klassischen Einzelbüros deutlich überlegen und fördern auch die Zufriedenheit der Beschäftigten“, sagt die Studienleitung.

Alte Zöpfe abgeschnitten

Diesem Grundsatz folgten auch die engagierten Verantwortlichen in der Umgestaltung der Verwaltungsbereiche unserer Bank aus Nürnberg. Wenn Neues beginnt, wird Altes abgelegt. Nach und nach wurde im Projektverlauf eine gemeinsame Vorstellung, Vision und Begeisterung für die eigenen lebenswerten Arbeitsorte entfacht. Mit Führungskräften, Teamleitern und Mitarbeitern entstanden im Zuge eines Workshops Ideen, die in eine offene Struktur mit vielen Rückzugsmöglichkeiten, eine überall angenehme Akustik und intelligente Klimatechnik für alle Mitarbeiter, Beleuchtung die sich dem Tageslicht anpasst und insgesamt farbenfrohe und motivierende Arbeitsbereiche mündete. Eben intelligente Arbeitswelten, die die Bank „startklar“ für die Zukunft machen. Mitarbeiter kommen nun mit einem Lächeln zur Arbeit. Deshalb kann es in Zeiten der Digitalisierung und auf dem Weg hin zum agilen Arbeiten nur heißen: Mut zu mehr Freiheit!